Trans Med Consulting Services Ltd.（以下「当社」といいます）は、個人情報の重要性を認識し、その保護の徹底を図るため、当社が運営する「受診予約フォーム」（以下「本フォーム」といいます）においてその利用者（以下「ユーザー」といいます）から取得する個人情報等の取り扱いに関するプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を策定します。当社は、本ポリシーを遵守するとともに、ユーザーの個人情報、要配慮個人情報等をはじめとするパーソナルデータを適用法令に従い取り扱うことを宣言します。
当社は、お客様の名前、電話番号、住所、電子メール アドレスなどの個人情報を自動的に収集することはありません。
1. 法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます。）、個人情報保護法についての各ガイドライン、その他当社業務に関連する法令等を遵守します。
本ポリシーにおいて、「個人情報」とは、氏名、生年月日を含み個人情報保護法第2条第1項に定義される意味を有するものとします。また、「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実を含み、個人情報保護法第2条第3項に定義される意味を有するものとします。「パーソナルデータ」とは、個人としてのユーザーを直接的又は間接的に識別できるすべての情報のことを指し、個人情報及び要配慮個人情報を含むものとします。
2. パーソナルデータの取得
(1) 取得する方法
当社は、パーソナルデータを以下の方法により取得します。
A) ユーザーご自身から直接提供いただく方法
B) ユーザーによる本フォームの利用・閲覧の際に収集する方法（ご利用のスマートフォン又はPCを通じて取得する方法）
C) ユーザーの同意のもと外部連携サービスから取得する方法
D) ユーザーの同意のもと医療機関がユーザーに代わって当社に提供する方法
(2) 取得する情報
当社が「4. パーソナルデータの利用目的」に定める目的を達成するために取得するパーソナルデータには、次のものが含まれます。当社は、法令で認められている場合を除き、あらかじめユーザー本人の同意を得ることなく、既往歴等の要配慮個人情報を取得せず、また、当該情報を第三者に提供しません。
A) 氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス、本予約フォームと連携する通信アプリ等のID、その他特定の個人を識別することができる情報
B) ユーザー自身の医療・健康等に関する情報（ユーザーの症状、その頻度、既往歴、治療経過、内服薬とその服用状況、処方に関する情報を含みます。）
C) IDに関する情報（MSP、OHIP、ID、パスポート、クレジットカード情報、保険証券などの画像情報を含みます）。
D) 受診した医療機関及びかかりつけ医療機関に関する情報（医療機関名、診療科、医師に関する情報を含みます。）
E) ユーザーが利用した本予約フォームの内容、ご利用日時および回数、本フォーム利用時のユーザーのオンライン行動等、ユーザーによる本フォームの利用・閲覧に関連する情報（これには、Cookie 情報、アクセスログ等の利用状況に関する情報、ご利用の端末情報、OS情報、位置情報、そして IPアドレス、ブラウザ情報、ブラウザ言語等を含むユーザーの通信に関する情報を含みます。）
F) ユーザーが加入している医療保険に関する情報
(3) 保護者又は本人の同意
未成年のユーザーが本フォームを利用する場合、必ず保護者の方に本フォームの利用規約及び本ポリシーを確認してもらい、保護者の方の同意を取得したうえでパーソナルデータを入力するようにしてください。また、ユーザーが本フォームにおいて他の方のパーソナルデータを入力する場合、必ず本人（本人が未成年者である場合にはその法定代理人の方）に本フォームの利用規約及び本ポリシーを確認してもらい、その同意を取得したうえでパーソナルデータを入力するようにしてください。
3. パーソナルデータの利用
当社は、取得したユーザーのパーソナルデータを適用法令及び本ポリシーに従って利用します。当社は、ご本人の同意を得た場合、および法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、ユーザーから取得したパーソナルデータについて、取得の際にあらかじめユーザーに明示した利用目的又は公表している利用目的の範囲内でのみ利用いたします。当社におけるパーソナルデータの利用目的については、第4項をご覧ください。
4. パーソナルデータの利用目的
当社は、当社が提供する本フォームにおいて取得したパーソナルデータにつき、以下に定める利用目的の範囲内で利用します。また、当社は、業務を円滑に進めるために業務の一部を第三者に委託し、当該委託先に対して適用法令に従い認められる範囲でユーザーのパーソナルデータを提供することがあります。この場合、当社は第6項の通り、当該委託先について法令上必要かつ適切な監督を実施します。
(1) 当社によるユーザー認証及びユーザーに本フォームを提供するため。
(2) ユーザーに参考情報（当社が本フォームにおいてユーザーの参考のために提供する情報のことを指し、疾病に関する情報を含みます）を提供するため。
(3) ユーザーに医療機関に関する情報を提供するため。
(4) ユーザーが医療機関に対して行う、診療時に必要な情報提供・伝達を容易にするため。
(5) ユーザーが本フォーム上で自己に関する情報を閲覧できるようにするため。
(6) ユーザーが利用する提携サービスでの情報入力を容易にし、またはサービス間での情報連携のため。
(7) 当社によるサービス（新サービスを含みます）の調査・改善・研究開発のため。
(8) 当社によるマーケティング・事業開発のため。
(9) ユーザーのお申込みにかかる当社が提供するサービス間の情報連携のため。
(10) 当社が提供するサービスのご案内や連絡の送信のため。
(11) ユーザーからのお問合せへの対応のため。
(12) 当社が提供するサービスに関する規約等の変更などを通知するため。
(13) 当社や第三者の広告の配信、表示又は効果測定のため。
(14) その他前各号に関連・付随する業務の遂行に必要な場合。
5. パーソナルデータの第三者提供
当社は以下の場合には、ユーザーのパーソナルデータを第三者に提供します。以下の場合を除き、当社は、ユーザーのパーソナルデータを、ユーザーの同意を得ることなく第三者に提供しません。
(1) 本フォーム上で入力された情報を診療に利用するために医療機関等に提供する場合。
(2) 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において、パーソナルデータの取扱いの全部または一部を第三者に委託する場合。
(3) 個人情報保護法その他の法令で認められる場合。
6. パーソナルデータの管理
(1) 当社は、パーソナルデータへのアクセスの管理、パーソナルデータの持出し手段の制限、外部からの不正なアクセスの防止のための措置その他のパーソナルデータの漏えい、滅失またはき損の防止その他のパーソナルデータの安全管理のために必要かつ適切な措置（以下、「安全管理措置」といいます。）を講じます。
(2) 当社は、パーソナルデータの取扱業務の全部または一部を第三者に委託する場合があります。この場合、当社は、パーソナルデータを適正に取り扱うと認められる者を委託先に選定し、委託契約において、安全管理措置、秘密保持、再委託の条件、委託契約終了時のパーソナルデータの返却等その他のパーソナルデータの取扱いに関する事項について適正に定め、必要かつ適切な監督を実施します。
(3) 当社は、ご提供いただいたパーソナルデータを正確にデータ処理するように努めます。ただし、ご提供いただいたパーソナルデータの内容が正確かつ最新であることについては、ユーザーが責任を負うものとします。
7. 保有個人データの開示
個人情報保護法（カナダの個人情報保護及び電子文書法-Personal Information Protection and Electronic Documents Act、プライバシー法-Privacy Act）に基づき個人情報の開示を求められた場合は、ユーザーご本人であることを確認させていただいた上で、法令等に基づき、遅滞なく開示を行います（当該個人情報が存在しない場合にはその旨を通知いたします）。また、個人情報の取扱いに関する苦情のお申し出については、以下の窓口にて承ります。
お問合せ窓口：compliance@transmedcanada.com
8. 本ポリシーの見直し・改善
当社は、本ポリシーを適宜見直し・変更します。また、法令の改正その他の理由に基づき、本ポリシーを変更する場合があります。但し、適用法令により、ユーザーの同意が必要となるような変更を行う場合、変更後の本ポリシーは、当社所定の方法で変更に同意したユーザーに対してのみ適用されるものとします。本ポリシーを変更した場合には、当社は変更された本ポリシーについてユーザーに通知または当社ウェブサイトでの表示その他の適切な方法により周知いたします。
9. 個人情報取扱事業者の名称、住所及び代表者の氏名
Trans Med Consulting Services Ltd.
所在地：カナダ（バンクーバー）
#707-1771 Robson St. Vancouver, BC Canada V6G 1C9
代表取締役：高橋麻貴子
2024年1月1日 制定・同日施行